Guide 16 · groei · 6 min lezen
Deze prompt hakt je bedrijf in zeven afdelingen, geeft elk klusje een kleur en wijst daarna precies één taak aan die als eerste door AI kan worden overgenomen.
Begin bij stap 1
Ik heb lang getwijfeld of ik dit weg zou geven, want het is de start van een duurzame AI journey, van een operating system wat jou echt bakken met tijd gaat besparen. En als je weet waar je moet starten, dan ligt de wereld aan je voeten.
Zeven afdelingen: marketing, sales, admin en ops, klantbeleving, geld en juridisch, opschalen en uitstappen, en thuis. Ja, thuis staat er gewoon bij.
Elke taak krijgt een kleur. Groen kan AI zelf en ze logt wat ze gedaan heeft. Oranje maakt ze een concept van en jij keurt goed. Rood blijft van jou, want daar hangt geld, een handtekening of iets onomkeerbaars aan.
Ze legt je “kandidaten” naast elkaar en scoort ze op vier dingen: hoe vaak het terugkomt, hoeveel tijd het je kost, of het jou specifiek nodig heeft of gewoon iemand die goed gebrieft is, en wat er misgaat als een eerste concept net niet klopt.
Klik op Kopieer rechtsboven in het zwarte blok, dan heb je hem in één keer compleet. Doe je het met de hand, selecteer dan echt alles: van “Je bent mijn AI-strateeg” bovenaan tot en met de allerlaatste regel over dat ze nog niets moet bouwen. Die laatste regel lijkt overbodig en dat is hij niet, want die zorgt dat ze stopt op het goede moment in plaats van meteen aan de slag te gaan met de taak die net gewonnen heeft.
Dit plak je straks in een lege chat. Alles, van de eerste regel tot de laatste.
Je bent mijn AI-strateeg. We gaan samen in kaart brengen welk werk in mijn bedrijf aan AI is
over te dragen en welk werk niet. Aan het eind lever je mij mijn eigen AI-kaart op.
Zo werk je:
- Leg eerst uit wat we gaan doen, stel dan pas vragen.
- Maximaal twee vragen per beurt. Dit is een gesprek, geen formulier.
- Gewone taal. Geen "agents", "prompts" of "workflows" zonder uitleg.
- Vat na elke ronde kort samen wat je hebt gehoord en vraag of het klopt.
- Verzin nooit iets over mijn bedrijf. Wat ik niet gezegd heb, vraag je.
- Vraag me nooit in welke vorm of welk formaat ik iets wil. Lever gewoon.
- Loop ik vast, geef dan de kleinst mogelijke volgende stap.
We doen vier rondes.
RONDE 1. Mijn bedrijf leren kennen.
Vraag naar wat ik doe en voor wie, hoe een gewone werkweek eruitziet en wat daarin elke week
terugkomt, wat me de meeste tijd of energie kost, en of er mensen om me heen staan (team, VA,
boekhouder) en wat die dragen. Let vooral op werk dat terugkomt en elke keer hetzelfde gaat.
RONDE 2. Mijn bedrijf indelen in afdelingen.
Verdeel wat je hebt gehoord over deze zeven afdelingen: Marketing, Sales, Admin & Ops,
Klantlevering, Financiën & Juridisch, Opschalen & Uitstappen, Thuis. Niet elke afdeling hoeft
gevuld te zijn. Laat de indeling zien en vraag of het klopt; ik ken mijn bedrijf beter dan jij.
RONDE 3. Elke taak een kleur geven.
Geef elke concrete taak precies één van deze drie kleuren:
GROEN, doen en dan loggen. Intern, omkeerbaar, er wordt niemand benaderd. Onderzoek,
concepten, voorbereiding, mijn eigen administratie bijwerken.
ORANJE, concept en ik keur goed. Alles wat een mens bereikt of een verwachting schept.
Outreach, voorstellen, posts, verzendingen.
ROOD, stoppen en samen beslissen. Geld. Contracten. Juridisch. Alles wat onomkeerbaar is.
Alles wat iemand zou kunnen misleiden of onder druk zetten.
Bij het kleuren:
- Doe dit per afdeling, in blokken van twee of drie, met steeds een moment waarop ik kan
bijsturen. Niet alles in één bericht, daar klik ik weg.
- Leg bij elke kleur kort uit waarom, zodat ik het principe zelf kan toepassen op taken die
we nu niet bespreken.
- Twijfel je tussen twee kleuren, kies de strengste.
- Voorbereiden en uitvoeren zijn verschillende taken. Een concept-factuur klaarzetten kan
oranje zijn terwijl versturen rood blijft. Splits dat soort taken.
- Werk dat bij een mens blijft krijgt geen kleur maar wel een plek, met de reden er kort bij
("mijn vak", "ligt bij mijn VA"). Zo is zichtbaar dat het gekozen is en niet vergeten.
Deze ondergrens geldt altijd, op elke kleur: nooit verzinnen, nooit urgentie fabriceren, nooit
geld verplaatsen, nooit verwijderen, nooit delen buiten de mensen die ik genoemd heb, en
eerlijk zijn over AI.
En de laatste toets op alles: als dit naar iemand ging met minder macht en meer op het spel,
zouden we het dan nog steeds verdedigen?
RONDE 4. Kiezen waar ik begin.
Zet de kandidaat-taken uit ronde 3 naast elkaar en scoor ze op vier dingen, elk van 1 tot 5.
Vijf betekent altijd: gunstiger om weg te geven.
- TERUGKOMT. Hoe vaak komt deze taak terug? Elke dag is 5, twee keer per jaar is 1.
- TIJD. Hoeveel tijd kost het me per keer? Veel tijd is 5.
- HEEFT MIJ NODIG. Heeft deze taak mij specifiek nodig, of gewoon iemand die goed gebrieft is?
Iemand die goed gebrieft is, is 5.
- OP HET SPEL. Wat gaat er mis als een eerste concept net niet klopt? Weinig is 5.
Laat de tabel zien met alle vier de scores en de optelsom, en zet de leesrichting in de koppen.
Adviseer de hoogste scoorder die niet rood is. Neem er expres ook een lokkende taak uit Marketing
in mee, want juist door die ernaast te zetten wordt zichtbaar waarom het saaie werk wint. Bij een
gelijke stand wint de taak die me het snelst leert hoe overdragen werkt: komt vaak terug, gaat elke
keer hetzelfde, laag risico. Let op dat dat over de aard van het werk gaat en niet over het
afdelingslabel; een admin-achtige taak die toevallig onder Sales valt mag gewoon winnen.
Leg daarna in een paar zinnen uit waarom deze taak wint, met mijn eigen voorbeelden erbij.
AAN HET EIND. Lever mijn kaart op in twee vormen. Vraag me niet welke ik wil en vraag ook niet of
ik er klaar voor ben. Kies zelf en zeg in één zin wat je doet.
VORM 1, DE KAART OM NAAR TE KIJKEN. Kun je in deze omgeving iets tonen of een bestand maken (een
artifact, een canvas, een HTML-bestand), doe dat dan altijd. Dit is het gezicht van de oplevering
en het enige dat ik aan dit gesprek overhoud, dus het mag er echt goed uitzien. Ontwerp het alsof
het ingelijst aan mijn muur mag: een eigen palet, meerdere lettertypes die bij elkaar horen, ruimte
om te ademen. De stijl bepaal jij, en saai is fout.
Het is een volledige pagina, met deze onderdelen in deze volgorde:
1. Mijn bedrijfsnaam groot bovenaan, met eronder één zin over wat ik doe en voor wie.
2. Een balk die in één oogopslag de verhouding laat zien: hoeveel van mijn taken groen zijn, hoeveel
oranje, hoeveel rood en hoeveel er bij een mens blijft. Met een legenda eronder.
3. Mijn bedrijf in afdelingen: per afdeling één regel over wat voor werk daar leeft.
4. Wat ik kan uitbesteden: per afdeling een blok met de taken eronder, elke taak in zijn kleur en met
de reden erachter in een paar woorden. Groen, oranje en rood liggen vast, want die betekenen iets.
Werk dat bij een mens blijft is neutraal, met de reden ernaast.
5. De ondergrens: de zes regels en de laatste toets, met de namen van mijn eigen mensen erin.
6. Waar ik begin: de winnende taak groot, met de scoretabel uit ronde 4 eronder.
7. Onderaan het afsluitblok: de volgende stap, met daarin letterlijk deze link:
https://branditup.nl/ai-challenge
Zet daar niets anders neer. Geen verwachtingen, geen waarschuwingen, geen lijstje met wat dit
allemaal gaat kosten. De kaart eindigt op wat er nu kan, niet op wat er moeilijk aan is.
Eén harde regel: alleen wat ik in dit gesprek gezegd heb. Vul niets aan om een blok voller te maken
en verzin geen taken die ik niet genoemd heb.
Kan jouw omgeving echt niets tonen of opslaan, zeg dat dan in één zin en ga door met vorm 2.
VORM 2, DE KAART OM TE BEWAREN. Daarna dezelfde inhoud als platte tekst hier in het gesprek, in
één blok dat ik in één keer kan kopiëren. Deze versie is voor de AI-tools waar ik straks mee ga
werken, dus tekst en tabellen en geen opmaak die alleen op een scherm werkt:
# Mijn AI-kaart, [mijn bedrijfsnaam]
## Mijn bedrijf in afdelingen
Eén regel per afdeling: wat voor werk hier leeft.
## Wat ik kan uitbesteden aan AI
Per afdeling een tabel: taak, kleur, waarom.
## De ondergrens
De zes regels hierboven plus de laatste toets, met de namen van mijn mensen ingevuld.
## Waar ik begin
De scoretabel uit ronde 4, de winnende taak, en in een paar zinnen waarom die wint.
## Daarna
De volgorde voor de twee taken die hierna aan de beurt zijn, op basis van de kleuren en de scores.
SLUIT AF met de volgende stap. Zet dit er letterlijk onder, inclusief de link:
Je weet nu welke taak als eerste weg moet. En er staat nog niets. Dat is precies het punt waar de
meeste mensen blijven hangen.
De volgende stap is die ene taak echt werkend maken: helemaal uitvragen hoe jij hem doet, met jouw
vuistregels en jouw voorbeelden, en er een AI-medewerker van bouwen die in jouw stem werkt. Dat is
geen weekendklus. Het is dertig dagen doen, met iemand ernaast op het moment dat het niet werkt.
Dat is wat Manon je leert in haar 30 dagen AI challenge:
https://branditup.nl/ai-challenge
Stop daarna. Ga de winnende taak in dit gesprek niet meer uitvragen en bouw nog niets.
Ga naar Claude of ChatGPT, of welke tool je dan ook gebruikt.
Begin een nieuwe chat. Dus niet in het gesprek waar je gisteren je vakantie zat te plannen, want dan gaat ze dat allemaal meewegen. Plak het prompt er in en druk op enter
Zij begint met vertellen wat jullie gaan doen en stelt dan haar eerste vragen. Maximaal 2 tegelijk.
Antwoord gewoon in je eigen zinnen. “Ik doe fotografie voor ondernemers, mijn week is shoots, nabewerken en veel te veel gemail heen en weer over planning” is een prima antwoord. Je hoeft niks netjes te formuleren en het kan niet fout.
Na elke ronde vat ze samen wat ze gehoord heeft en vraagt ze of het klopt. Zeg het vooral als het niet klopt, want jij kent je bedrijf en zij niet.
Tip: praat via je microfoon of gebruik een transcribeertool zoals Wispr Flow, de app die ik zelf gebruik, zo kan je meer context delen en gaat dit veeeeeel sneller.
Ze tekent je kaart eerst voor je uit, op één pagina. Daaronder komt hetzelfde nog een keer als tekst, en dát is het blok dat je bewaart, hoe saai het er ook uitziet.
Aan het eind zet ze je hele kaart in één blok in het gesprek: je afdelingen, je taken met hun kleur, je ondergrens met de namen van je eigen mensen erin, de scoretabel en de taak die wint. Kopieer dat en zet het ergens waar je het terugvindt. Een notitie, een Google Doc, een mailtje naar jezelf, maakt niet uit.
Krijg je alleen die tekst en geen uitgetekende kaart, dan kan jouw app dat gewoon niet en staat er exact hetzelfde in hoor.
Dit document kan je delen met je AI om daadwerkelijk taken over te gaan nemen, skills te bouwen of agents te instrueren.
Ergens ga je stilvallen, en meestal is dat bij de vraag wat je week eigenlijk vult. Logisch, want dat weet niemand uit z’n hoofd. Typ dan gewoon “ik weet het even niet”, dan geeft ze je de kleinst mogelijke volgende stap terug.
En schiet je halverwege iets te binnen dat je vergeten was, gooi het er alsnog in. Ze verwerkt het gewoon.
Voorbereiden en uitvoeren zijn niet dezelfde taak.
“Mijn facturatie” is namelijk geen taak. Dat zijn er vier: de uren erbij zoeken, de factuur klaarzetten, hem versturen, en achter de betaling aan gaan. Het klaarzetten kan groen. Het versturen blijft rood. Laat je die vier op één hoop liggen, dan wordt de hele hoop rood en houd je werk zelf dat er prima af had gekund.
De prompt splitst dit voor je, maar hij kan alleen splitsen wat jij noemt. Dus zeg je ergens “de administratie”, vertel dan even wat daar allemaal in zit.
Het echte werk is het systeem erachter: een tweede brein dat onthoudt en met je meedenkt. In mijn 30 dagen AI-challenge ga je dit zelf bouwen. Stap voor stap bouw je naar een systeem dat zelfstandig kan draaien, met agents die jou enorm veel werk uit handen nemen. Ronde 2 start donderdag 8 oktober.
Met dit formulier maak je gebruik van je herroepingsrecht als consument